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Cómo logramos gestionar un proyecto en pandemia

Escribimos este relato mientras terminamos de marcar las últimas carpetas como “Final - entregado”. Cinco entregas parciales de un total de 30 carpetas, 108 536 palabras, 1339 páginas de un proyecto que nos llevó tres meses terminar. En estos tres meses, mientras nosotras gestionamos este proyecto, la humanidad atraviesa una pandemia. Para nosotras, esta experiencia de trabajo representó un gran aprendizaje por varios motivos y queremos compartirlo con ustedes.


Empezamos a hablar de este proyecto con nuestra clienta y amiga Mary Jayne McCullough de Global Wordsmiths en marzo. En ese entonces, lo único que sabíamos era que existía la posibilidad de trabajar juntas en un proyecto grande sobre material escolar. Hacia fines de ese mes y durante abril seguimos hablando del tema esporádicamente entre otros intercambios por distintos proyectos, y este proyecto potencial siempre volvía a aparecer. A fines de abril ya estábamos con una idea más formada de cuál era la necesidad concreta, ya nos habíamos enamorado de los textos, y también no podíamos dejar de pensar “¿cómo podremos hacer esto en pandemia?” “¿Cómo podremos garantizar la continuidad del equipo en medio de una emergencia sanitaria?”. El resultado óptimo, al que siempre apuntamos, esta vez dependía de mucha gente y parecía no poder estar bajo el control deseado.


La clave: una perspectiva de trabajo interdisciplinario

Una de las premisas fundamentales que tenemos en Tradoctas es siempre tener en cuenta la relevancia de la sinergia del trabajo interdisciplinario. Desde nuestros inicios, buscamos trabajar con consultores de distintas áreas (economía, finanzas, márketing, diseño, community management, asuntos jurídicos, desarrollo profesional) según nuestras necesidades e ideas. Para evaluar la viabilidad del proyecto, nos reunimos con nuestro responsable de administración y armamos un esquema de trabajo, pensamos en cuántas personas necesitaríamos en el equipo y quiénes podrían acompañarnos. Luego, trabajamos en algunos detalles de este esquema con nuestra clienta. Como suele pasar en muchos casos, los tiempos ideales y los tiempos reales de un proyecto difieren considerablemente, así que el siguiente paso fue ajustar el calendario y repensar. Cuantificamos nuevos plazos, barajamos otra vez, siempre teniendo en mente cómo íbamos a gestionar el riesgo. La propuesta técnica y financiera llegó tras varias conversaciones previas. ¡Y se aprobó! Estábamos a cargo de un proyecto de gran volumen en pandemia. Ahora venía la parte más difícil: materializar lo planeado y esperar lo mejor.


El equipo total del proyecto estuvo comprendido por siete personas a cargo de la traducción, tres personas para la revisión, tres personas para evaluar la parte de diseño —que finalmente estuvo a cargo de una sola persona— y dos personas encargadas de hacer el control final de calidad. La gestión del proyecto y la dirección de operaciones estuvo a cargo de las socias todo el tiempo. Todo el equipo trabajó completamente de manera remota.


Dificultades que superamos

Una primera situación compleja se dio al principio, cuando el método de trabajo y la herramienta de traducción que usamos no eran los adecuados. Para ese entonces, también terminamos de definir el proceso de adquisición de una herramienta de traducción en línea para todo el equipo. Para ello, hicimos varias consultas internas en el equipo y nos contactamos con colegas especialistas en herramientas informáticas del exterior. Una vez puesta a punto esta herramienta y hechas las mejoras necesarias al proceso de diseño, optimizamos mucho más los plazos parciales de entrega y la facilidad del trabajo de confronte del archivo en línea (sin diseño y desarmado) con el archivo original.


Por supuesto, en ningún proyecto todo transcurre sin complicaciones. La segunda situación compleja se dio cuando, por distintos motivos, algunas traducciones no llegaron al estándar esperado. Una primera traducción debajo del estándar enciende alarmas en todo el proceso: quienes trabajamos en esto sabemos que puede llevar más horas de retraducción y revisión, más rondas de retoques de diseño y más tiempo de control final a sabiendas de la dificultad de los pasos anteriores. Ante estas situaciones, la gestión de riesgos nos ayuda a comprender que esto puede suceder y que lo mejor es anticiparse. En Tradoctas, trabajamos para aumentar cada vez más nuestro control de calidad humano y artificial, tanto para lograr un buen resultado, como para poder explicar mejor internamente los errores y poder aprender de ellos. Por eso, nuestro primer paso fue conversarlo internamente y en privado dentro del equipo, y brindar una devolución detallada que pueda dar cuenta claramente de cuáles fueron las correcciones y por qué se efectuaron. Aquí, es fundamental como líder de proyecto poder mantener una comunicación fluida que logre resultados sin perjudicar la moral del equipo en un proyecto con características tan particulares.


Para Tradoctas también resulta primordial estar al tanto del bienestar de nuestro equipo de trabajo, más en pandemia. Periódicamente, también nos hemos tomado un momento para saber sobre la situación personal de colegas y clientas, porque estamos convencidas de que estos pequeños detalles marcan una diferencia, quizás imperceptible para algunas personas, pero vitales para nosotras. Entre las socias también fuimos tomando registro y acompañándonos en nuestras sensaciones; poder contar cada una con el apoyo de la otra fue clave para mantener la sinergia, y así lograr un ambiente laboral calmo y equilibrado.


A medida que nos acercábamos a la última entrega, empezamos a sentir que íbamos a extrañar el proyecto... y así es. Poco a poco, las planillas compartidas dejaron de tener tantos usuaries actives a la vez; empezamos a ser cada vez menos. Nuestra convicción de haber esperado lo mejor se estaba haciendo realidad. Parte de la evaluación de viabilidad inicial nos permitió contar con plazos adecuados para hacer una última revisión meticulosa de cada entrega, así que tuvimos la chance de cerrar el proyecto entre las socias y hacer una evaluación de cierre de toda la experiencia; eso nos da la confianza necesaria para poder avanzar en nuestra próxima aventura.


Agradecemos a todo el equipo y, especialmente, a Global Wordsmiths. ¡A festejar!


En palabras del equipo

"En lo profesional, el proyecto representó un desafío en cuanto a la creatividad de la redacción, que exigió mucho trabajo en equipo para encontrar soluciones adecuadas que conservaran la riqueza del original y resultaran inclusivas en español sin perder la economía del idioma inglés; ya que también debíamos ajustarnos al diseño del original, en ocasiones con poco espacio disponible para el texto. Agradezco a Tradoctas por incluirme en esta asignación, de la que me llevo el más rico intercambio en equipo, y por su dedicación para coordinar el flujo de trabajo para garantizar que tuviera el tiempo necesario para enfocarme en la traducción con el nivel de detalle y profesionalismo que requería, y poder intercambiar dudas y sugerencias con colegas de primer nivel”.

María Paz Mariñas

Traductora inglés-español


"Sumarme al equipo de Tradoctas para este proyecto resultó una gratísima sorpresa. De inmediato sentí que estábamos en completa sintonía en cuanto a lo que se espera de una traducción de calidad, sensible y sensata. Fue un placer recibir instrucciones claras sobre lo que esperaban de mí, encontrarme con herramientas de trabajo dinámicas que auspiciaban el trabajo en equipo y sentir que las profesionales a cargo del proyecto se interesaban por mi aporte. Además, en una época en la que les trabajadores tenemos que balancear las responsabilidades laborales con las demandas del hogar, en un contexto de angustia e incertidumbre, fue muy valioso sentir que en Tradoctas tenían en cuenta mi disponibilidad y mis necesidades”.

Mercedes Paz

Revisora de traducciones al español


"El equipo de Tradoctas me dio una total libertad para trabajar y confió en mí para proponer de qué manera se debía encarar el proceso de preparación de los archivos a editar. Una vez cumplida esta primera parte del proyecto, definimos una agenda de entregas parciales de los documentos traducidos, con fechas bien acotadas para que todo el proceso de revisión, corrección y entrega se llevara a cabo sin mayores contratiempos.

Lo cierto es que fue un proceso largo y bastante exigente, pero gracias al excelente ambiente de trabajo que se generó y a la responsabilidad y profesionalismo de cada una de las partes involucradas, resultó una experiencia muy placentera y gratificante.

Por todo esto es que no puedo dejar de sentirme muy agradecido a la gente de Tradoctas por haberme elegido para este proyecto y por hacerme sentir parte importante del equipo. ¡Seguramente en el futuro vengan nuevos desafíos y ahí estaremos para resolverlos!"

Santiago Picca

Diseño


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